市直各單位，各區(qū)財(cái)政局，各政府采購代理機(jī)構(gòu)：

　　政府采購檔案（以下簡稱為“檔案”）是指采購人、采購代理機(jī)構(gòu)在政府采購活動中形成的，具有憑證、利用、查考和保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文字、圖紙、圖表、聲像及電子資料等歷史記錄，是反映政府采購當(dāng)事人依法管理和實(shí)施政府采購活動的重要憑證。

　　我局在開展2023年度政府采購代理機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)采購人、采購代理機(jī)構(gòu)在檔案管理方面存在諸多問題。為進(jìn)一步加強(qiáng)我市政府采購檔案管理工作，做到采購全過程留痕可追溯，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)章規(guī)定，通知如下：

　　一、檔案管理實(shí)行“誰采購、誰負(fù)責(zé)”的原則

　　檔案管理實(shí)行“誰采購、誰負(fù)責(zé)”的原則，采購人為檔案管理的第一責(zé)任人。采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制，明確管理機(jī)構(gòu)和分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)辦人員、檔案人員的權(quán)限及歸檔節(jié)點(diǎn)的責(zé)任分工，明確檔案歸集、管理、利用和銷毀責(zé)任，保證檔案真實(shí)有效和準(zhǔn)確完整，并配合有關(guān)部門依法進(jìn)行的監(jiān)督檢查。

　　二、應(yīng)確保檔案內(nèi)所有文件資料能夠正常調(diào)閱

　　紀(jì)檢監(jiān)察、巡視巡察、財(cái)政、審計(jì)、司法等機(jī)關(guān)因工作職責(zé)需要調(diào)閱、復(fù)制檔案內(nèi)容的，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)予以提供，并按單位內(nèi)部控制管理制度進(jìn)行登記。利用人或查考人應(yīng)對調(diào)閱、復(fù)制的檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé)，不得實(shí)施篡改、損壞、轉(zhuǎn)借和傳播等行為。

　　三、檔案應(yīng)及時(shí)歸集、移交、歸檔，集中管理

　　采購人與采購代理機(jī)構(gòu)簽訂委托代理協(xié)議時(shí)，可以約定檔案歸集、保存、移交等具體事項(xiàng)的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任。采購代理機(jī)構(gòu)注銷時(shí)，應(yīng)當(dāng)向相關(guān)采購人移交檔案。任何個(gè)人或單位不得拒絕歸檔或者將檔案資料據(jù)為己有，禁止偽造、變造、隱匿政府采購檔案。

　　四、妥善保存檔案資料，進(jìn)行全周期檔案管理

　　政府采購檔案從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備適宜檔案保管的場所，要保持清潔衛(wèi)生，做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施，妥善保存每項(xiàng)采購活動的采購文件。

　　采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)每年定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理，對仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保存期限，對保存期滿經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。

　　五、鼓勵信息化建設(shè)及傳統(tǒng)載體檔案掃描備份

　　符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)要求的電子檔案，具有與紙質(zhì)檔案同等效力。鼓勵采購代理機(jī)構(gòu)參照省市政府采購中心的做法，在廣東政府采購智慧云平臺架構(gòu)政府采購電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，并在條件允許時(shí)，申請與廣東政府采購智慧云平臺共享數(shù)據(jù)對接。

　　采購人 政府采購項(xiàng)目實(shí)施電子化交易的，應(yīng)當(dāng)以電子數(shù)據(jù)或刻錄光盤、磁帶、硬磁盤等方式歸集檔案。鼓勵通過利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化整理，并保障數(shù)字化成果的安全保存和有效利用。已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對檔案原件妥善保管。

　　六、樹立檔案管理責(zé)任意識，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)

　　各級財(cái)政部門負(fù)責(zé)對本級采購人檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，各主管預(yù)算單位應(yīng)加強(qiáng)對所屬單位檔案管理的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各采購人負(fù)責(zé)對采購代理機(jī)構(gòu)代理的本單位政府采購項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　對在政府采購檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和依法不予公開的信息，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)等相關(guān)知情人應(yīng)當(dāng)保密。

　　采購人、采購代理機(jī)構(gòu)有下列情形之一的，將依照《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》等法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行處理：

　?。ㄒ唬┰谟嘘P(guān)部門實(shí)施監(jiān)督檢查過程中，拒絕提供政府采購檔案的；

　?。ǘ┎话匆?guī)定立卷歸檔、檔案管理混亂的；

　?。ㄈ⒄少彊n案據(jù)為己有，拒絕歸檔或移交、涂改毀損檔案的；

　?。ㄋ模┟髦４娴恼少彊n案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，檔案工作人員或者對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員造成檔案損失的；

　　（五）違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的。

　　廣州市財(cái)政局

　　2024年2月5日